كثيرا ما تمر علينا كلمات مثل “نظم وقتك حتى تنجح” لا بد من تنظيم وقتنا لننجز هذا العمل” “إنه يجيد فن إدارة الوقت” وكأنما الوقت شيء بين أيدينا نستطيع أن نتحكم به وفي الحقيقة هذا الاصطلاح “تنظيم الوقت” هو اصطلاح تعارف عليه الناس ولا يعني حقيقة أننا بمقدرتنا تنظيم أو إدارة الوقت. فلا يوجد إنسان يستطيع التحكم بالوقت كأن يوقف الدقائق عن الغد أو يرجع ثواني مضت من عمره. إن فن إدارة الوقت هو في الحقيقة فن إدارة الأعمال المرتبطة بالوقت الذي لا يتوقف. فإذا كنت تحسن التحكم بأعمال وأحداث حياتك فأنت تدير وقتك بنجاح والعكس صحيح. وفي هذه الوريقات سنحاول أن نلقي الضوء على النمط الذي تسير عليه في قضاء وقتك ومن ثم كيف يمكنك إحداث تغيير في هذا النمط بتعزيز نقاط القوة وتقليل نقاط الضعف.
لماذا إدارة الوقت ؟
1. لتنفيذ المهام والأعمال الهامة ثم يتبقى لنا وقت للإبداع والتخطيط للمستقبل .. وللراحة أيضاً .
2. لتحديد الأولويات وإنجاز أهم الأعمال في حياتنا .
3. للاستفادة من الوقت الضائع واستغلاله جيداً .
4. للتغلب على الإجهاد والإحباط الذي يقلل من الكفاءة في العمل .
لماذا إدارة وقت الحصة ؟
1. لتنفيذ جميع احتياجات الحصة من جوانب تربوية تعليمية و تعلمية .
2. لتحديد أولويات الأهداف والعمل على تحقيقها .
3. للتغلب على مضيعات زمن الحصة ، والتعامل معها بصورة إيجابية .
تحتل إدارة الوقت أهـمية كبرى ومكانة هامة في الإدارة المدرسية ، ذلك لأن اليوم الدراسي قصير بالمقارنة باليوم الذي ينقضي في عالم النجارة مثلاً فاليوم الدراسي ينقسم إلى حصص قصيرة نسبياً الأمر الذي أكد أهمية إدارة الوقت داخل البيئة المدرسية لأن الاستخدام الأمثل للوقت داخل مدارسنا يحقق قيمة أفضل للأموال التي تنفق فيها ، وحيث إن المعلم هو المعنى الأول بحسن استثمار زمن الحصة لصالح المستهدفين بالتعليم والتعلم من التلاميذ فقد تم تحديد بعض مضيعات وقت الحصة بين ذاتية ، وبيئية من أجل تجاوزها وترشيد هذا المورد في خدمة العملية التعليمية والتربوية داخل البيئة الفصلية في المدرسة .
أولا : تحديد الأهداف والأولويات :
عندما لا تعرف إلى أين تتجه فإن كل الطرق ستوصلك . وعلى هذا لابد من تحديد الأهداف للحصول على مستوى عال من إدارة الوقت
صنف أهدافك:
1. أهداف بعيدة المدى ” أي ” على امتداد الحياة.
2. أهداف متوسطة المدى مرتبطة بسنة أو بسنوات محددة .
3. أهداف قصيرة المدى شهرية أو أسبوعية أو يومية .
على أن تكون هذه الأهداف مرتبة هرميا ، ومدونة ، بصورة محددة ، وقابل كل منها لأن يتحقق .
ثانيا : تسجيل الوقت وتحليله :
يعني معرفة كيف تقضي وقتك ، وكم يحتاج كل نشاط من الوقت ؟ .. بالإضافة إلى دقة التحليل التي تقضي على مضيعات الوقت ، وتساعد على التخطيط السليم لاستثماره .
فتحتاج في تسجيل الوقت وتحليله :
1. إلى سجل يومي تركز فيه على الوقت بالتحديد ونوع النشاط مع ملاحظة درجة أهميته .
2. سجل شهري : يركز فيه على الوقت ابتداء وانتهاءً والتاريخ والمكان ، وكيفية قضاء النشاط منفردا أو في جماعة ثم نوع النشاط وأهميته .
3. سجل ملخص الوقت : يذكر فيه نوع النشاط ومجموع الوقت المخصص له من السنة مع ذكر النسبة المئوية للوقت الذي استغرقه من النسبة للسنة كلها ثم تعقد المقارنة بين الأهمية مع النسبة المئوية المخصصة له.
ثالثا : تخطيط الوقت :
وتخطيط الوقت يعني ” محاولة التنبؤ بالوقت المتاح في فترة مقبلة والأعمال المطلوبة لإنجاز أهداف محددة وبرمجة كل ذلك في ضوء الفرص المتاحة والقيود المفروضة المضنية .
تذكر أن بضع دقائق من التفكير والتخطيط توفر لك بضع ساعات من العمل الشاق ، والجهد وتحقق لك أكبر قدر ممكن من النجاح .
حدد أولا الأهداف بأقسامها السنوية، والشهرية ، والأسبوعية ، واليومية ، ورتبها حسب الأهمية .
حدد الهدف واختر أحسن الخيارات لتحقيقه، والطريقة التي تحقق بها ، والمكان المناسب لتنفيذ العمل
استخدم طريقة ( أ ، ب ، ج ) وضع كل نشاط في الأولوية التي تناسبه :
1. الأولوية ( أ ) يجب أن تفعل .
2. الأولوية ( ب ) من الأفضل أن تفعل .
3. الأولوية ( ج ) يمكن أن تفعل .
رابعا : تنظيم الوقت :
تذكر أن : الواجبات أكثر من الأوقات وأنت لا تملك أكثر من 24 ساعة يوميا .
وللقيام بالتنظيم الجيد لوقتك عليك بالآتي :
أولا : إعداد قائمة بالأعمال اليومية حسب أولوياتها وجدولها الزمني تحتوي على المهام والنشاطات التي تم إنجازها في هذا اليوم ، إضافة إلى الاجتماعات ، واللقاءات ، والاتصالات الهاتفية .
استخدم التفويض الفعال لأنه طريقك إلى النجاح في إدارتك لوقتك ،وإنجاز العديد من أعمالك في وقت واحد ، وبشكل متوازي ،ويضيف إلى خبرتك ومهارتك خبرات الآخرين ومهاراتهم .
خامسا : مرحلة التنفيذ :
تذكر أنه لا شيء يغري بالانتهاء قدر الابتداء وأن العمل الذي لم يبدأ بعد لا يحفزك لإنهائه ، بينما يدفعك العمل غير المنجز إلى محاولة إنجازه .
وأن إنجاز عدة أعمال بشكل جيد خير من إنجاز عمل واحد بشكل مثالي .
لتتمكن من التنفيذ الجيد عليك بإلقاء نظرة في بداية كل يوم إلى قائمتك اليومية والغ كل نشاط غير ضروري وفوض ما يحتاج إلى تفويض ، وحدد أولوياتك التي يجب إنجازها ، مع ترك وقت للطوارئ
ابدأ في إنجاز مهامك مبتدئا بالأصعب فيها . التزم بمواعيدك ، وثابر على تنظيم وقتك ، واحذر التسويف ، وتعامل جيدا مع مضيعات الوقت .
مـضـيـعـات وقت الـحـصـة :
وكيفية السيطرة على تلك المضيعات :
أولاً: المضيعات الذاتية :
فأما المضيعات الذاتية فأنت لذاتك خصماً وحكماً ، وكفى بنفسك عليك حسيباً .فما كان عندك منها فبادر باجتنابه وتلافيه.
حدد الداء وصف له الدواء وأعلم بأن من لا يستطيع إدارة وقته الذاتي لا يستطيع إدارة أي شيء آخر
ثانيا : المضيعات الخارجية :
أما المضيعات الخارجية :
فيمكن التعامل معها عن طريق إتباع بعض الأساليب التي تعين على السيطرة عليها مثل :
جمع البيانات عن المضيعات التي تكثر عندك مع بيان أنواعها ا والمعلومات المهمة عنها.
حدد سبب مضيع الوقت هل هو منك أو من غيرك أو من المكان أو من وقت الموعد .
ضع عدداً من الحلول لكل مضيع من مضيعات الوقت ثم اختر أنسبها.
السيطرة على مضيعات الوقت لا تعني بالضرورة إلغاء هذا المضيع وإزالته بالكلية ؛ لأن بعض هذه المضيعات أمر ضروري لا يستغني عنه إنسان ، لكن المقصود هو الاقتصاد فيها بحيث لا تجاوز حدودها المعقولة .
أ – فالمكالمات الهاتفية :
يمكن التغلب عليها عن طريق الآتي :
1. عليك بمنع المكالمات مطلقا في وقت الانشغال أو التركيز .
2. حاول أن تجمع المكالمات الهاتفية الصادرة منك في وقت واحد، مع ترشيد المدة الزمنية في المكالمة.
3. الاستفادة من وقت المكالمة في عمل مفيد لا يحتاج إلى تركيز .
4. حاول أن تجعل هذا الاتصال في غير الأوقات الثمينة ،واجعل المكالمة الهاتفية عنصراً فعالاً تساعدك على نشر معلوماتك وتغنيك عن بعض الاجتماعات و الأسفار .
ب – موقع الحصة في الجدول الدراسي ………:
فاعلم أن : إدارة وقت الحصة من قبل المعلم إضافة إلى حسن اختياره لزمن الحصص ذات الثروة التحصيلية وفق طريقة مخطط لها بين حصص اليوم الدراسي قد يحد من عامل هدر الوقت .
ج- كثرة المناسبات ………:
أعلم أن : عدالة توزيع الوقت بين قنوات إنفاقه ، وتحسب الأزمات أثناء توزيعه ، خير معين للسيطرة على مثل هذا من مضيعات الوقت
د – كثرة الاجتماعات واللقاءات :
فيمكن التغلب عليها عن طريق :
1. لابد من التحضير الجيد للاجتماع ،من حيث إعداد برامجه ، وأهدافه ، والمدعوين فيه ، وأهم محاور النقاش التي سيغطيها ، وإلا فإن الغالب فشل الاجتماع وضياع الوقت .
2. لابد من تحديد زمن الاجتماع ، وموعد انعقاده ومدته ، وموعد انتهائه بالإضافة إلى تحديد الزمان والمكان المناسبين .
3. تقليل العدد في الاجتماع أدعى لنجاحه .
4. إدراك مضار التسويف والبعد عنها من أنجح خطوات العلاج .
هـ _ ضبط الإدارة لزمن الحصة :
أعلم أن : مساهمتك مع الإدارة بالإشراف والمتابعة الدقيقة استثمار لحظات الوقت من خلال ضبط أوقات الأنشطة كفيل بالقضاء على مثل هذه الظواهر .
و _ الطوارئ والمشكلات :
أعلم أن : الطوارئ لا يمكن تجنبها كلياً وإذا لم تحسن التعامل معها أصبحت من مضيعات الوقت، والتغلب عليها يتم بالتعامل مع الأمور غير المتوقعة في حينها دون انزعاج ، أو عشوائية فعليك بسؤال نفسك :
هل كانت المشكلة متوقعة ؟ ما أسبابها ؟ هل أعددت لها البدائل ؟
طبق أفضل البدائل ، إذا لم تكن هناك بدائل ، فكر في أسباب المشكلة ، وبدائل العلاج ، لا تلم نفسك أو غيرك إذا كان سببا في حدوث المشكلة ، لا تحدث طارئا جديدا وأنت تحاول معالجة الطارئ الأول ، تحمل النتيجة على كل الأحوال ، وسلم بأمر القضاء والقدر .
مشكلة الوقت :
هل الوقت هو المشكلة أم أنك أنت المشكلة ؟
هل يمكن زيادة وقت اليوم والليلة عن أربع وعشرون ساعة ؟
وإجابتك عليه بالطبع سوف تكون: لا، وبذلك تكون وصلت إلى أن المشكلة هي أنت، أو بمعنى آخر أن المشكلة هي : ضعف استشعارك أحيانا لأهمية الوقت ، وعدم قدرتك أحياناً أخرى على إدارته بشكل جيد.
ولكي تتأكد من ذلك ندعوك إلى القيام بالتمرين التالي :
نشاط (1) تحديد مشكلة الوقت :
1) أحسب الوقت التقريبي الذي تقضيه يومياً في عملك في الأنشطة المبينة في الجدول التالي ؟
النشـــــــــاط
الوقت التقريبي
الوقت الذي يمكن توفيره
استقبال المراجعين والزوار
الرد على المكالمات الهاتفية
الحديث مع الزملاء والموظفين
تناول وجبة الإفطار
مطالعة الجرائد والمجلات
المجمــــــوع
2) أسال نفسك هل يمكن أن أوفر جزء من وقت أي نشاط من الأنشطة السابقة ؟ وفي حالة الإجابة بنعم ، دون ذلك الوقت في الخانة المخصصة لذلك ؟
3) أجمع الوقت الذي يمكنك توفيره في جميع الأنشطة ؟
4) هل لاحظت كمية الوقت الضائعة عليك يومياً ، ويمكن أن تستفيد منها ؟
5) أنتقل إلى التمرين التالي (2) لتحديد مستوى إدارتك لوقتك ؟
مضيعات الوقت:
بالرغم من أن كثيرا منا لديه قناعة بأهمية الوقت وأهمية إدارته وأنه لا بد من وضع أوليات لأنشطتنا الحياتية إلا أنه يبقى أمامنا عقبة كؤود تحول بيننا وبين أن نرى أثرا لمثل هذه القناعة الذاتية في حياتنا اليومية. هذه العقبة أو بالأحرى عقبات هي ما سميناه هنا بمضيعات الوقت، وفي الحقيقة هناك العديد من المضيعات التي لن نستطيع أن نغطيها بكاملها في هذا المبحث القليل ولكننا سنذكر جملة منها مع إلقاء الضوء على البعض منها والتي تمس كثيرا منا أو أننا نقع فيها بدون أن ندرك تأثيرها السلبي على وقتنا الثمين.
1- عدم وضوح الأهداف: وهذا كما ذكرنا سابقا أمر يتعلق بالتخطيط غلا أنه من أخطر مضيعات الوقت ويكاد يكون صفة لكثير من أفراد أمتنا وهو مسؤول بشكل أساسي عن ضياع كثير من الجهود والأوقات وانتشار كثير من الآفات الاجتماعية والإدارية، ولكونه أمرا يتعلق بالتخطيط آثرنا أن نحيل الحديث إلى هناك.
2- التسويف: وهو من أشد مضيعات الوقت التي تضعف بشكل رهيب في حسن إدارتنا للوقت. والتسويف في الحقيقة هو نتيجة مباشرة لعدم وضوح الهدف وهو بالتالي باب لكل مضيعات الوقت الأخرى. ولا يوجد حل لمثل هذا الداء إلا بانضباط الشخص منا ومعرفته معرفة فكرية وعملية لتنمية وقته، إن المهمات التي تؤجل ستظل ورائنا تلاحقنا حتى ننجزها فلا أفضل من أن ننجزها في أسرع وقت. ولقد حث الرسول صلى الله عليه وسلم على نبذ التسويف بشكل واضح حيث يقول: “اغتنم خمسا قبل خمس: شبابك قبل هرمك، وصحتك قبل سقمك، وغناك قبل فقرك، وفراغك قبل شغلك، وحياتك قبل موتك” كما أن القرآن حكى عن مصير المسوفين الذين استهانوا بقيمة وقتهم حتى لم يعد هناك فسحة من الوقت لاستدراك ما فات والآيات التي تتحدث عن ذلك كثيرة يصعب حصرها.
ونحن حينما نذم التسويف فإننا نذم الذي يحدث للأنشطة من النوع أ، ب ولكننا نشجع التسويف حينما يحدث للأنشطة من النوع ج، د وإن كان الحاصل هو العكس لأن كثيرا من الناس يرتاح لأن يسوف في الأنشطة المهمة وبالتأكيد فإن وقته يملأ بأنشطة تافهة ليست ذات مردود.
وللتسويف أسباب كثيرة منها عدم إدراك قيمة النشاط، وعدم تقدير الوقت الكافي له، وهناك سبب خطير دعاه أحد الكتاب بالكمال الزائف وهو محاولة أن يكون النشاط كاملا من جميع الوجوه مما يجعلنا نغرق في التوافه ونغض النظر عن الأمور المهمة وفي الحقيقة أننا لم نربح شيئا مما أردنا.
حتى تعرف ما إذا كنت ممن يسوف أم لا قم بالنشاط الموضح في الصفحة السابقة وقيم نفسك.
حتى تتغلب على التسويف فيما يلي بعض النقاط المقترحة، اقرأها بعناية وتدبر لأكثر من مرة وحاول تطبيقها في أقرب فرصة:
1- ضع مواعيد انتهاء (آجالا) لأعمالك وسجلها في مفكرتك اليومية ثم أقم نوعا من التحدي لإنجاز المهمة قبل ذلك الموعد.
2- عود نفسك على أن تبدأ بالأعمال المهمة حتى ولو كانت عسيرة.
3- بعد أن تبدأ بالعمل المهم حاول أن تبدأ بالأمور العسيرة جدا واضعا وقتا لكل جزء من العمل.
4- لو حدث أن سوفت أثناء قيامك بالعمل المهم ذا الطابع العسير تعهد بأن تعطيه موعدا في القريب العاجل حتى قبل أن ترتب أولياتك لذلك الموعد وعندها حاول أن تبدأ بالنقاط اليسيرة والسهلة حتى تحب ذلك العمل ومن ثم انطلق للجوانب العسيرة وستجد ذلك منجزا لعملك.
5- لو وجدت مشروعا ما غير يسير أو محبب ولم تفلح الطرق السابقة في تلافي تسويفه فكر في تفويضه لأحد غيرك، وإلا حاول أن تنجز الفعاليات ذات الطابع اليسير أولا واجعل ذلك قوة دافعة لإنجاز الفعاليات ذات الطابع العسير.
6- قسم الأعمال الكبيرة إلى وحدات صغيرة وابدأ بتنفيذ كل وحدة بعد إعطائها وقتا محددا مثلا 20دقيقة لإنجازها (يفيد هذا كثيرا في القراءة أو كتابة البحوث).
7- إذا كنت مؤجلا عملا لأنه غير سار مثل الاعتذار عن خطأ ارتكبته، تسديد قرض لصديق، أو أن تحدث صديقا عن تصرف لم يعجبك فيه، فكر ماذا سيحدث لو أجلت ذلك لأنه في الحقيقة كلما أجلته كلما زاد الأمر سوءا كأن تتفادى أن تجلس مع ذلك الصديق الذي تود الاعتذار له مسوفا أن الوقت لم يحن بعد!! تذكر أن هروبك من الأعمال غير السارة لن يزيحها .
8- حتى تتلافى التأجيل في الأعمال حاول أن تضع تعهدات لأناس بإنهاء ذلك العمل في الوقت المحدد، ولو اضطر الأمر أن تطلب منهم أن يذكروك بتعهداتك فمثلا تخبر زوجتك أنك لا بد أن تنجز البحث قبل نهاية الأسبوع طالبا منها تذكيرك في كل مرة به.
9- اهرب بالعمل الذي تود إنجازه بعيدا عن المشغلات أو أبعد الملهيات كالهاتف، التلفزيون، المجلات، ونظف مكتبك من كل ما عليه ما عدا المهمة التي تود إنجازها.
10- لو اضطر الأمر أن تحبس نفسك في مكان إنجاز العمل حتى ينتهي فإن ذلك يساعد على إنجازه.
11- كافئ نفسك بعد انتهاء المهمة ويستحسن أن تعدها بذلك قبل البدء، كأن تقول: إذا انتهيت من هذا العمل قبل المساء سأخرج للنزهة، ويزداد ذلك فعالية إذا ربطت أحدا سواك بهذه المكافأة كالزوجة والأولاد.
12- كن واقعيا في تقدير كم من الوقت سيستغرق النشاط الذي تود إنجازه.
13- اختر الوقت المناسب لإنجاز أعمالك التي تخشى عليها التسويف وليكن صباحا.
14- اقلب المهمات العسيرة والصعبة إلى لعبة واستمتع بلعبها.
وباختصار فإن “التسويف” لص وقت يصعب التغلب عليه وهو اختبار حقيقي لمدى نجاحنا في الاستفادة والإفادة من وقتنا لا بد أن نجتازه والأمر في ذلك كله يعود إلينا نحن.
3- الهاتف: وهو أحد مضيعات الوقت إذا أسيء استخدامه، خاصة وأنه هو الوحيد الذي له الحق في مقاطعتك بدون استئذان أو تأدب. ويكون الهاتف مضيعا للوقت من عدة طرق نذكر بعضها.
1- استخدامه في وقت سيئ.
2- عليك أن تبحث عن رقم تود الاتصال به.
3- عندما تتصل لا يوجد بين يديك كامل الأوراق حتى تتم المحادثة.
4- لا يوجد هدف محدد من الاتصال.
5- تبحث عن ورقة وقلم لتكتب بعض الملاحظات.
ولكنه من الجانب الآخر مفيد إذا أحسن استخدامه وذلك من عدة وجوه:
1- بلغي الاجتماعات غير الضرورية.
2- يوفر الاتصال بكل شخص وذلك عن طريق الاتصال الجماعي ……..
3- يوفر عناء الارتحال لإنجاز المهمات.
4- يريحنا عند جمع المعلومات التي نريدها حالا وأيضا عند إبلاغها.
وحتى تحصل الفائدة القصوى من الهاتف نقترح ما يلي:
1- إذا كنت مستغرقا في عمل ما فلا تحاول أن ترد على الهاتف إلا إذا كنت متأكدا أن هناك مكالمة لا بد من إجابتها وإلا يفضل إبعاد الجهاز بعيدا عن بيئة العمل.
2- إذا كان بالإمكان اقتن جهاز تسجيل المكالمات الواردة ………. والذي يمكنك من تأجيل الرد على مكالماتك حتى الموعد المناسب في جدول أعمالك اليومية.
3- جهز أوراقا وقلما إلى جوار الهاتف ويا حبذا لو كان الجهاز مزودا بساعة عد رقمية تمكنك من إحصاء وقت المكالمة.
4- حاول أن تعد مخططا بالنقاط التي تود شرحها أو نقاشها وتعود أن تكتب كل ما يستجد حول موضوع المكالمة. عند الحديث حدد ما الذي تريده مباشرة بإيضاح ذلك للشخص الآخر.
5- لو حدث أن تلقيت مكالمة غير مهمة وأطال المتحدث في الوقت توقف عن الكلام ولا ترد بأي كلمة عدا بعض “الهمهمات” (آهه، آه) وبالتأكيد سيشعر المتحدث حالا بأنه حان الوقت لإنهاء المكالمة.
6- لا تطل كثيرا في المجاملات ولا تكرر التحايا كثيرا وتخلص من بعض العادات في الكلام.
7- عندما تشعر بأن المكالمة طالت لا تسترخي في جلستك بل حاول أن تقف وتمشي جيئة وذهابا.
8- بعض الشركات توفر خدمة استقبال مكالمة أخرى أثناء وقت مكالمة أخرى حاول أن تستغل هذه الميزة بشكل لا يثير حنق المتحدث الأول وخصوصا إذا كانت مكالمته هامة ومن مسافة بعيدة.
9- عود زوجتك وأبنائك على أن يستقبلوا المكالمات الهاتفية أثناء غيابك بشكل حسن وزودهم بجدول يكتبون فيه من قام بالاتصال ورقمه وماذا كان يريد.
10- حدد وقتا في برنامجك اليومي لإجراء المكالمات الهاتفية (مثلا: وقت الضحى ووقت ما بعد العصر) وذلك لمدة لا تزيد عن ساعة.
ما ذكرناه بعالية مجرد مقترحات وقد يكون لديك مقترحات أخرى ولكن تذكر أننا لا نعني البتة أن الهاتف دائما مضيعة للوقت لأن هذا الشعور قد يولد ردا عكسيا يشل تماما استفادتك من هذه النعمة.
4- الاجتماعات: يفترض في الاجتماعات أن تكون معينا كبيرا على حل العقبات ومشاركة الرأي إلا أنها قد تنقلب إلى مضيعة للوقت إذا لم تدر بالشكل المطلوب. وفي النقاط التالية نورد اقتراحات لجعل اجتماعاتنا القادمة أكثر إنتاجية (هذا بالإضافة إلى ما تم ذكره في مهارات العمل الجماعي):
1- حدد ما إذا كان هناك خيارات عن الاجتماع: يمكن صنع القرار من واحد فقط بالهاتف، إلغاء الاجتماع لأن ليس له ضرورة … إلخ.
2- ضاعف من وقت التحضير للاجتماع واختصر وقت الاجتماع للنصف: توضيح الهدف من الاجتماع مهم لكل مشارك.
3- استخدم دائما جدول أعمال مكتوب ووزعه قبل الاجتماع بفترة، ويستحسن كتابته على لوح داخل غرفة الاجتماع.
4- التزم بوقت البدء والانتهاء حتى ولو لم يكتمل العدد وإلا فلا داعي للاجتماع.
5- حدد عدد المشاركين ولا داعي لزيادة العدد المفرطة.
6- حدد موعدا ومكانا ملائمين.
7- يستحسن أن تسجل الوقت الذي استغرقته كل فقرة في جدول الأعمال مع كتابة الوقت الذي تم البدء بها والانتهاء عنده.
8- حدد الوقت المعطى لكل مشارك للإدلاء برأيه.
5- الزيارات المفاجئة: يستحسن أن يكون للزيارات موعدا مسبقا، ملائما للطرفين المزار والمزور ولكن قد يحدث وخصوصا في مجتمعاتنا أن يزورك زائر بدون موعد مسبق (المسيار) فإذا لم يكن لديك مشاغل أخر فعلى الرحب والسعة ولكن إذا كنت مشغولا بمهمة أخرى فنقترح الإجراءات التالية:
1- كن صريحا مع الزائر وبين له أن لديك عملا آخر فإن كان لديه غرض يريد قضائه معك حدد له وقتا من أجل ذلك ومن ثم بين له أنك ترحب بزيارته في غير هذا الوقت محددا الوقت الملائم.
2- لو كان الشخص صديقا عزيزا ومنذ زمن لم تره رحب به وفي أثناء الحديث بين له أنك مشغول بعمل آخر فإن كانت طبيعة العمل تمكنك من اصطحابه وإلا فوضح له بصراحة أنه يتوجب عليك إنجاز عملك في وقت محدد.
3- استخدم بعض العادات المألوفة فبدلا من تقديم الشاي بعد القهوة أحضر الباخور وهي عادة أنك تود إنهاء الزيارة (ما بعد العود قعود).
4- أظهر لجميع معارفك مدى حرصك على وقتك وارتباطك بأعمالك لأن ذلك سيولد لديهم شعورا بعدم مقاطعتك إلا بإذن.
6- المجاملات: وهي وإن كانت ضرورية إلا أنها إذا زادت عن الحد فإنها مضيعة للوقت. ونقصد بالمجاملات تلك اللقاءات التي تحدث بشكل عارض وتستهلك وقتا أكثر من ربع ساعة ومثال عليها ما يحدث بعد الانتهاء من الصلاة، أو في مطعم الجامعة والتي كثيرا ما يضيع الوقت فيها في الجدل الغير مفيد أو الغيبة أو اللغو والمفروض الإقلال منها إلى الحد الأدنى حتى لا تصبح عادة لدى الشخص.
يضاف إلى ما ذكر هنا العديد من مضيعات الوقت مثل: التلفزيون، وقت الانتظار، كثرة قصاصات التنبيه، المشاكل النفسية والعاطفية المشتتة للذهن، ازدواجية الجهود في العمل الواحد، نقص المعلومات والموارد للنشاط المزمع إنجازه، ضعف مهارتي القراءة والكتابة، الروتين والإغراق في التفاصيل، البريد القمامة.
مفهوم إدارة الوقت :
توجد عدة تعريفات لإدارة الوقت ، من أشملها: ” عملية الاستفادة من الوقت المتاح والمواهب الشخصية المتوفرة لدينا ؛ لتحقيق الأهداف المهمة التي نسعى إلها في حياتنا ، مع المحافظة على تحقيق التوازن بين متطلبات العمل والحياة الخاصة ، وبين حاجات الجسد والروح والعقل “
أنواع الوقت :
النوع الأول : وقت يصعب تنظيمه أو إدارته أو الاستفادة منه في غير ما خصص له .
وهو الوقت الذي نقضيه في حاجتنا الأساسية ، مثل النوع والأكل والراحة والعلاقات الأسرية والاجتماعية المهمة . وهو وقت لا يمكن أن نستفيد منه كثيراً في غير ما خصص له وهو على درجة من الأهمية لحفظ توازننا في الحياة .
النوع الثاني : وقت يمكن تنظيمه وإدارته .
وهو الوقت الذي نخصصه للعمل ، ولحياتنا الخاصة ، وفي هذا النوع بالذات من الوقت يمكن التحدي الكبير الذي يواجهنا . هل نستطيع الاستفادة من هذا الوقت ؟ هل نستطيع استغلاله الاستغلال الأمثل ؟
أنواع الوقت الذي يمكن تنظيمه (وقت الذروة ، وقت الخمول) :
الوقت الذي يمكن تنظيمه يتكون أيضاً من نوعين هما :
النوع الأول : وقت ونحن في كامل نشاطنا وحضورنا الذهني (وقت الذروة).
والنوع الثاني : وقت ونحن في أقل حالات تركيزنا وحضورنا الذهني (وقت الخمول) .
وإذا ما أردنا أن ننظم وقتنا فإنه يجب علينا أن نبحث عن الوقت الذي يمكن تنظيمه ثم نتعرف على الجزء الذي نكون فيه في كامل نشاطنا (وقت الذروة) ونستغله باعتباره وقت الإنتاج والعمل الجاد بالنسبة لنا .
إذا تمكنت – من خلال التمرين رقم (4) الذي سيرد لاحقاً – من تحديد أوقات الذروة لديك في اليوم والليلة ، فإن ذلك خطوة كبيرة تمكنك من الاستفادة المثلى من أوقات الذروة فتضع فيها الأمور التي تحتاج فيها إلى تركيز مثل الأولويات والأمور الصعبة والأشياء الثقيلة على النفس ؛ أما الأهداف أو الأعمال الخفيفة والشائقة والأمور التي تستمتع بعملها فيمكن وضعها في أوقات قلة النشاط ، وهذا الأمر ينطبق على كل من أوقات العمل وأوقات الحياة الخاصة على السواء .
مفاتيح إدارة الوقت
1. تحليل الوقت
إن عمل سجل بالأنشطة اليومية لمدة أسبوع واحد على الأقل يحتوي على زيادات قدرها 15 دقيقة يعد أساساً جوهرياً للتحليل الفعّال للوقت. وينبغي تكرار هذا السجل كل ثلاثة شهور على الأقل لتجنب الرجوع إلى ممارسات إدارة الوقت السيئة.
2. التوقعيعد الإجراء التوقعي بشكل عام أكثر فعالية من الإجراء العلاجي، فـ “الوقاية خير من العلاج”. لذا توقع الأمور غير المتوقعة وخطط لها، مفترضاً أن أي خطأ احتمالي سيحدث فعلاً.
3. التخطيط
كل ساعة تمضيها
في التخطيط الفعّال توفر من ثلاث إلى أربع ساعات في التنفيذ، وتحقق نتائج أفضل.
والتخطيط اليومي والتخطيط على المدى الطويل اللذان يتمان مسبقاً أو في وقت مبكر من
اليوم ذاته، وبما يتفق مع الأهداف قصيرة المدى والأحداث، أمران جوهريان للاستفادة
الفعّالة من الوقت الشخصي.
4. المرونة
الاتصاف بالمرونة
في جدولة الوقت الشخصي قد يكون أمراً ضرورياً لاستيعاب الأحداث الخارجة عن سيطرة
المرء، وينبغي عدم الإفراط أو التفريط في جدولة الوقت.
5. الأهداف و
الأولويات
إن النتائج
الأكثر فعالية يتم تحقيقها بشكل عام من خلال السعي الدؤوب وراء الأهداف المخطط لها
وليس من قبيل الصدفة. وينبغي تخصيص الوقت المتاح للأولويات مرتبة تنازلياً، لذا
رتب أولوياتك والتزم بها! وهناك مدراء يميلون في بعض الأحيان إلى إنفاق الوقت
بمقادير مرتبطة عكسياً بأهمية المهام.
6. المواعيد
النهائية
إن فرض المواعيد
النهائية وممارسة الانضباط الذاتي في الالتزام بها يساعد المدراء على التغلب على
الحيرة والتردد والتسويف.
7. البدائل
إن عدم التوصل
إلى حلول بديلة في أي موقف معين يحد من احتمال اختيار الإجراء الأكثر فعالية.
8. الدمج
ينبغي تصنيف
المهام المتماثلة وتوزيعها على أقسام يوم العمل لتقليل المقاطعات ( كاستقبال
المكالمات الهاتفية على سبيل المثال) من أجل ترشيد الاستفادة من الموارد وترشيد
بذل المجهود الشخصي.
9. مبدأ
باريتو/ التركيز
بعض الجهود
القليلة المهمة ( حوالي 20%) تتمخض عن القدر الأكبر من النتائج (حوالي 80%). هذا
المبدأ والذي يسمى أيضاً بـ “قانون 20/80″ جعل المدراء الفعالين يركزون جهودهم على
الأحداث “القليلة المهمة” مما يزيد احتمال وقوع هذه الأحداث ومن ثم تحقيق النتائج
القصوى.
10. الفعالية
يمكن تعريف
الكفاءة بأنها فعل أي شيء على النحو الصحيح … والفعالية بأنها فعل الشيء الصحيح
على النحو الصحيح. والجهد مهما كان كفاءته عادة ما يكون عديم الفعالية إذا تم بذله
في المهام غير المناسبة في الأوقات غير المناسبة أو بنتائج غير مخطط لها.
11. مستوى
التفويض /القرار
ينبغي تفويض سلطة
اتخاذ القرار إلى أدنى مستوى ممكن، بما يتفق مع الحكم الصائب والحقائق المتاحة.
12. التفويض إلى
المستوى الأعلى
عادة ما يشجع
المدراء –دون إدراك- التفويض إلى أعلى (التفويض المعكوس) من خلال تشجيع مرءوسيهم
على التواكل عليهم في الحصول على الحلول، مما يسفر عن قيامهم بعمل مرؤوسيهم.
13. تقليل من
الروتين وتجنب التفاصيل
المهام الروتينية
قليلة الأهمية بالنسبة للأهداف العامة ينبغي تقليلها أو دمجها أو تفويضها أو
القضاء عليها بقدر الإمكان. وينبغي على المدراء الابتعاد عن التفاصيل غير الضرورية
والاهتمام بالمعلومات المهمة فحسب وهذا هو ما يطلق عليه “الحاجة إلى عدم المعرفة”.
14. استجابة
محدودة وإهمال اختياري
ينبغي أن تكون
الاستجابة للمشكلات والمطالب التي تحتاج وقتاً قاصرة على حاجات الموقف الحقيقية.
فبعض المشكلات إذا تركتها فإنها تمضي لحالها. ومن خلال اختيارك تجاهل هذه المشكلات
التي تحل نفسها بنفسها عادة يمكنك توفير كثير من وقتك وجهدك للمساعي المفيدة (مبدأ
الإهمال المحسوب).
15. إدارة
الاستثناء
ينبغي ألا يتم
تبليغ التنفيذي المسئول إلا بحالات انحراف الأداء الفعلي عن الأداء المخطط
انحرافاً خطيراً وذلك من أجل توفير وقته وجهده.
16. الرؤية
إن احتفاظك
بالأشياء التي تعتزم القيام بها في مجال رؤيتك يزيد من احتمال تحقيقك لأهدافك،
فأنت لا تستطيع فعل شيء لا تستطيع تذكره، لذا اعتمد على نظام لحفظ الملفات أو على
قوائم المراجعة.
17. الإيجاز
يزيد من الوضوح
والفهم.
18. طغيان الأمور
العاجلة
يحيا المدراء في
توتر مستمر ما بين الأمور العاجلة والمهمة. فالمسألة العاجلة تتطلب تصرفاً فورياً
وتحجب عن وعينا المسائل المهمة. وهكذا فإن المدراء يطغى عليهم الأمور العاجلة
ويستجيبون –دون إدراك- للضغوط الملحة التي لا تنتهي. وهم بفعلهم هذا يهملون
النتائج طويلة المدى للأعمال المهمة التي يتركونها دون إنجاز.
19. إدارة
الأزمات
غالباً ما يدير
المدراء أعمالهم من خلال الأزمات، بمعنى أنهم يعاملون كل مشكلة كما لو كانت هناك
أزمة. وتتسبب متلازمة الاستجابة المفرطة هذه في الشعور بالقلق وإصدار أحكام خاطئة
واتخاذ قرارات على عجل، وتبديد الوقت والجهد.
20. ضبط
المقاطعات
ينبغي أن تصمم
عملية ترتيب الأنشطة والضوابط عليها من أجل تقليل عدد المقاطعات وتأثيرها ومدتها.
وكن لبقاً وصريحاً.
والاستخدام
الفعال للوقت له نتيجتان رئيسيتان:
1.
إنجازنا المزيد من الأعمال.
2.
شعورنا بالرضي عن التقدم الذي نحرزه.
وبذلك تصبح
نظرتنا للعالم من حولنا أقل تعقيداً، ونتلهف إلى الذهاب إلى العمل، وسرعان ما
يلاحظ ذلك الزملاء والرؤساء.
خطوات ومبادئ الإدارة الناجحة
للوقت :
1 ) مراجعة
الأهداف والخطط والأولويات :
يذكر الأمام الغزالي رحمه الله أن الوقت ثلاث ساعات : ماضية ذهبت
بخيرها وشرها ولا يمكن إرجاعها ، ومستقبلة لا ندري ما الله فاعل فيها ولكنها
تحتاج إلى تخطيط ، وحاضرة هي رأس المال ، ولذا يجب على الإنسان المسلم أن يراجع
أهدافه وخططه وأولوياته ، لأنه بدون أهداف واضحة وخطط سليمة وأولويات مرتبة
لا يمكن أن يستطيع أن ينظم وقته ؟ ويديره وإدارة جيدة.
2 ) احتفظ بخطة
زمنية أو برنامج عمل :
الخطوة الثانية في إدارة وقتك بشكل جيد ، هي أن تقوم بعمل برنامج عمل زمني (مفكرة)
لتحقيق أهدافك على المستوى القصير (سنة مثلاً ) توضح فيه الأعمال والمهام
والمسئوليات التي سوف تنجزها ، وتواريخ بداية ونهاية انجازها ، ومواعيد الشخصية
…..الخ ، ويجب أن تراعي في مفكرتك الشخصية أن تكون منظمة بطريقة جيدة تستجيب
لحاجاتك ومتطلباتك الخاصة ، وتعطيك بنظرة سريعة فكرة عامة عن الالتزامات طويلة
المدى.
3 )ضع قائمة
إنجاز يومية :
الخطوة الثالثة في إدارة وقتك بشكل جيد ، هي أن يكون لك يوميا قائمة إنجاز يومية
تفرضها نفسها عليك كلما نسيت أو كسلت ، ويجب أن تراعي عند وضع قائمة إنجازك اليومي
عدة نقاط أهمها :
§
أجعل وضع القائمة اليومية جزءاً من حياتك .
§
لا تبالغ في وضع أشياء كثيرة في قائمة الإنجاز اليومية .
§
تذكر مبدأ باريتو لمساعدتك على الفعالية ( يشر مبدأ باريتو إلى أنك
إذا حددت أهم نقطتين في عشر نقاط ، وقمت بإنجاز هاتين النقطتين فكأنك حققت 80% من
أعمالك لذلك اليوم).
§
أعط نفسك راحة في الإجازات وفي نهاية الأسبوع .
§
كن مرنا فقائمة الإنجاز ليست أكثر من وسيلة لتحقيق الأهداف .
4) سد منافذ الهروب :
وهي المنافذ التي تهرب بواسطتها من مسؤولياتك التي
خطط لإنجازها (وخاصة الصعبة والثقيلة) فتصرفك عنها ( مثل : الكسل والتردد والتأجيل
والتسويف والترويح الزائد عن النفس …الخ) .
ويجب عليك أن تتذكر دائماً أن النجاح يرتبط أولاً بالتوكل على الله عز وجل
ثم بمهاجمة المسؤوليات الثقيلة والصعبة عليك ، وأن الفشل يرتبط بالتسويف والتردد
والهروب ؛ كما يجب عليك إذا ما اختلطت عليك الأولويات ووجدت نفسك
تتهرب من بعض مسؤولياتك وتضيع وقتك أن تسأل نفسك الأسئلة التالية :
أ) ما أفضل عمل
يمكن أن أقوم به الآن ؟ أو ما أ فضل شيء أستغل فيه وقتي في هذه اللحظة؟
ب) ما النتائج
المترتبة على الهروب من مسؤولياتي؟ وما المشاعر المترتبة على التسويف والتردد
؟ ( مثل : الضيق ، القلق ، خيبة الآمل ، الشعور بالذنب …ألأخ ) ،
والمشاعر المترتبة على الإنجاز ؟ ( مثل : الرضا ، والسعادة ، والراحة ، والنجاح ،
والرغبة في مزيد من الانجاز…..)
5) استغل الأوقات
الهامشية :
والمقصود بها الأوقات الضائعة بين الالتزامات وبين الأعمال ( مثل : استخدام
السيارة ، الانتظار لدى الطبيب ، السفر ، انتظار الوجبات ، توقع الزوار) ، وهي
تزيد كلما قل تنظيم الإنسان لوقته وحياته .
6) لا تستسلم
للأمور العاجلة غير الضرورية :
لأنها تجعل الإنسان أداة في برامج الآخرين وأولياتهم (ما يرون أنه مهم وضروري) ،
وتسلبه فاعليته ووقته (من أكبر مضيعات الوقت) ، ويتم ذلك (استسلام الإنسان للأمور
العاجلة غير الضرورية ) عندما يضعف في تحديد أهدافه وأولوياته ، ويقل تنظيمه لنفسه
وإدارته لذاته .
ولكي لا
تقع ضحية لذلك فإنه يجب عليك – بعد تحديد أهدافك وأولياتك – تطبيق معايير (الضرورة
، والملائمة ، والفعالية) الواردة في التمارين القادمة على الأعمال والأنشطة التي
تمارسها في حياتك.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق